Tags

,

learn_to_work_smart_not_hardCuando realmente nos concentramos en lo que estamos haciendo y trabajamos duro, por lo general nos sorprendemos mucho de lo que podemos hacer. Y es que algo que nos debe llevar la mitad del día hacerlo, se puede realizar en un par de horas cuando estamos realmente concentrados.

Cuanto más prestamos atención a estas explosiones de productividad en las que mantenemos el foco, más nos damos cuenta de que trabajar de la manera más inteligente, no más difícil, es el secreto para ser más productivos. Mantener nuestra salud bajo control, planificar el trabajo de una manera que tenga sentido y poner a prueba nuevas formas de planificar las tareas nos ha hecho más productivos y más felices en general.

Para que veas que ser productivo puede ser sencillo, te damos las 16 mejores maneras para empezar a trabajar de una manera inteligente.

1. ¡Stop a la multitarea!

Tenemos que romper este mito y es que la multitarea es un mito. Es simplemente imposible que nos centremos realmente en múltiples tareas que requieren una concentración muy alta.

Al cambiar de una tarea a otra puedes pensar que realmente estás prestando atención a todo lo que te rodea al mismo tiempo. Pero en realidad no lo estás haciendo.” Esto es lo que comenta Earl Miller, profesor Picower de neurociencia en el MIT.

Intentas llevar a cabo muchas tareas, incluso sufres cuando dejas de hacer alguna, pero te podemos asegurar que es imposible que hagas varias cosas a la vez y eso no es nada beneficioso para tu productividad.

2. Haz más descansos

Sin duda esta es una de las mejores maneras para trabajar de una forma más inteligente. Sin cortes reales, nuestro cerebro se cansa y se distrae más fácilmente. Una vez que has renunciado a la multitarea, trata de tomar un descanso real entre cada tarea o después de cada bloque de 90 minutos en los que hayas trabajado manteniendo el foco.

¿Por qué bloques de 90 minutos? Sesiones productivas más largas (de 90 minutos), seguidas de pausas breves (de no más de 15-20 minutos) sincronizan mejor con nuestros ciclos naturales de energía y nos permiten tener un mayor enfoque y nivel de energía durante todo el día.

3. Prepara tu semana

Al realizar un listado previo de lo que te espera a lo largo de la semana, puedes ver los proyectos que te van a llevar más tiempo de lo esperado. De esta manera no te estresarás tanto, no trabajarás hasta altas horas de la noche y aprovecharás mejor las horas del día. Te aconsejamos que prepares tus semanas o días por adelantado, avanzarás mucho más en tu trabajo y el agobio será menor.

Planifica tu calendario con antelación, esto te ayudará a visualizar los plazos de entrega, poner las tareas más importantes al principio de la semana o del día y así poder estar más tranquilo a medida que pase el tiempo.

4. Procesa tus tareas por lotes

Puede parecer algo extraño, pero te va a ayudar a ser más eficiente. Este es especialmente útil para las tareas pequeñas, porque de un “tirón” puedes quitarte un grupo entero de tareas y así darle una buena “patada” a la productividad. Agrupa estas tareas en grupos, te aseguramos que conseguirás hacer mucho en poco tiempo.

5. Programa las tareas en función de tus niveles de energía

Muchas veces tendemos a ignorar nuestros niveles de energía en la planificación del trabajo, pero es un aspecto realmente importante para ser productivos. Le energía no es la misma para todo el mundo, cada uno de nosotros tenemos nuestro propio reloj interno que marca nuestros niveles de energía. Es lo que se llama ritmo circadiano y se cae y se levanta a las diferentes horas del día.

Si sabes que puedes ser más productivo antes del almuerzo, por ejemplo, no planifiques reuniones o correos para ponerte al día justo a continuación. En su lugar, pon trabajo más complejo en los períodos en los que tienes más energía y guarda tareas fáciles para cuando la energía esté bajo mínimos.

6. Reduce tu lista de tareas pendientes

Una pequeña lista de cosas por hacer es menos intimidante y asequible. No hay nada de malo en tener una lista de tareas pequeña si realmente es el trabajo real que tienes. Empieza con tus tareas más importantes y limita la lista a 3 elementos.

¿Puedes hacer más de 3 cosas? Seguro que sí, pero la idea no es lo que vas a hacer, sino lo que estás seguro que vas a hacer. De esta manera, la tarea más importante es la que haces primero cada día y a continuación las demás. Centrarse en conseguir justo tres tareas realizadas y dejar todo lo demás, será como conseguir un premio.

7. Toma una siesta (con una taza de café)

Las siestas pueden hacer maravillas en nuestra memoria y ayuda a afianzar las cosas que has aprendido. Una siesta corta es la mejor manera de mejorar tus niveles de energía cuando estos estén bajos y si encima te tomas justo antes una taza de café, tendrás un mayor impulso de energía.

8. Desactiva las notificaciones

Lo mejor es que cuando estés escribiendo o realizando tus tareas cierres tu correo electrónico y aquellos programas que te puedan interrumpir y aparecer en el equipo. Así podrás centrarte en lo que realmente necesitas. Puedes probar a desactivar todas las notificaciones mientras estás trabajando, pero si esto te suena demasiado extremo prueba a apagarlos durante los períodos en los que necesitas estar más concentrado.

9. Utiliza un temporizador Pomodoro

Con un reloj de cocina, fija el temporizador durante 25 minutos y cuando suene la alarma tómate un descanso de 5 minutos. Así sucesivamente.

También puedes utilizar eventos de la vida real como temporizadores de trabajo. Por ejemplo, no pares tu tarea hasta que termines de escuchar el disco de tu grupo favorito.

10. Quédate con un papel y un boli

Cada vez hay más herramientas y aplicaciones para gestionar las tareas y mejorar la productividad, pero es fácil quedar atrapado en ellas y no sacarles el partido que se merecen. Por eso muchas veces es recomendable volver al papel y al boli y hacer una lista de lo que necesitas para trabajar.

Te recomendamos también que uses un cuaderno para tomar notas en una presentación, ya que al hacerlo tendrás una mayor retención de lo que se ha estado hablando.

11. Realiza un seguimiento de su tiempo y revisa tu productividad

Puede ser que no sepas cómo y dónde estás perdiendo el tiempo. Para averiguarlo, puedes hacer un seguimiento de todo lo que haces durante unos días. Hacerlo es muy sencillo: tan solo tienes que tener una lista actualizada en un papel de lo que haces y el tiempo que tardas. Te recomendo que utilices la aplicación Reporter (si tienes iPhone) para que se conecte y vea lo que estás haciendo durante el día. Con esta aplicación podrás ver las tendencias de lo que haces más a menudo.

12. Automatiza todo lo que puedas

Apunta todas aquellas pequeñas cosas que haces una y otra vez y automatízalas. Ahorra tiempo utilizando Zapier sobre todo para reducir esas rutinas de “copiar y pegar”. Te dejamos 3 ejemplos de automatizaciones de Zapier que puedes comenzar a hacer para ahorrar tiempo.

13. Pasa tiempo en la naturaleza

Puede parecer extraño, pero pasar tiempo en la naturaleza es una forma fácil y gratuita de mejorar tu capacidad de enfoque y reducir tus niveles de estrés. Los estudios han demostrado que pasar tiempo en una zona verde como un parque puede reducir el estrés y la presión arterial y mejorar la capacidad de atención. Durante tu jornada de trabajo intenta ir a un parque o a una zona tranquila para descansar.

14. Levántate temprano

Aunque los noctámbulos están a la cabeza en las pruebas de inteligencia, levantarse temprano te da una ventaja para comenzar el día que no puede ser igualada por nada. Muchos famosos, emprendedores o empresarios de éxito, son conocidos por levantarse muy temprano.

Si no eres madrugador te sugerimos que empieces a mejorar este hábito, pero hazlo poco a poco. Si por ejemplo te levantas a las 8 de la mañana, no cambies de repente a levantarte a las 6, no te servirá de nada. Empieza a levantarte a 7:45 por ejemplo y a partir de ahí ve bajando.

15. Haz que tu música coincida con tu tarea

Si estás trabajando en algo que es bastante fácil y no requiere mucho poder de concentración, ponte tu música favorita y mejorará tu estado de ánimo. Las investigaciones muestran que realizamos mejor las tareas repetitivas o fáciles cuando escuchamos música.

Por ejemplo, para un trabajo que requiera un pensamiento creativo y tener nuevas ideas, la música dentro del rango de 50 a 80 latidos por minuto es la mejor opción para mejorar la concentración y mantener tu mente alerta.

16. Establece una fecha de inicio para las tareas

Una manera de quitarte el estrés que puedes sentir por los plazos de entrega, es ponerte una fecha de inicio para todas tus próximas tareas. De esta manera las tendrás en cuenta antes de que aparezcan en tu radar cuando estén a punto de acabar.

Puedes tener tus fechas de vencimiento guardadas, pero incluyendo una fecha de inicio conseguirás hacerlo con mayor antelación. Te aseguramos que es un gran alivio no estar luchando para cumplir con los plazos en el último minuto.

Fuente:

Gremyo